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¿Sabes qué documentación de Coordinación de Actividades Empresariales solicitar a las empresas contratistas y trabajadores externos que desarrollarán su actividad en tus instalaciones? La normativa de Prevención de Riesgos Laborales establece la obligatoriedad de coordinar los trabajos, cooperar y vigilar las actividades concurrentes.

Por eso, las empresas contratistas, los trabajadores externos y los equipos de trabajo que operen en tu centro de trabajo deberán intercambiar contigo varios certificados, evaluaciones de riesgos, documentos e información, antes de realizar los trabajos concurrentes.

La cantidad de información que la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales genera en el día a día de las empresas, es demasiado extensa y esto puede suponer un problema si no se definen correctamente: qué documentación intercambiar y qué parámetros permiten revisar si está correcta o no.

Documentación que solicitar en Coordinación de Actividades Empresariales

De forma genérica, a continuación, mencionamos documentación a solicitar para cumplir con la normativa en PRL y CAE.

1. Documentación relativa a la empresa:

• Contratos mercantiles con clientes, proveedores y contratistas.
• Contratos laborales.
• Contratos de puesta a disposición de trabajadores de ETT.
• Listado de personal propio, de proveedores, contratistas y visitas.
• Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas.
• Póliza de responsabilidad civil de empresa, proveedores, contratistas.
• Plan de prevención.

2. Documentación de Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Industrial:

• Instrucciones y normas de prevención de riesgos laborales.
• Estudio de seguridad y salud (obras de construcción).
• Designación de recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas.
• Plan de seguridad y salud (obras de construcción).
• Plan de emergencia o autoprotección.
• Nombramiento del coordinador de seguridad y salud en fase de proyecto o ejecución.
• Libro de subcontratación (obras de construcción).
• Libro de incidencias (obras de construcción).

3. Documentación a solicitar a los trabajadores externos que accederán a tu centro de trabajo

• Apto médico.
• Entrega de equipos de protección individual (EPI).
• Formación en PRL.
• Formación específica en PRL dependiendo de la actividad desarrolladla por el trabajador (trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.).
• Entrega de información de riesgos de la tarea a realizar y medidas preventivas.
• Contrato laboral.
• Reconocimiento de alta en la Seguridad Social (para nuevas incorporaciones).
• Informe de trabajadores en alta (ITA).

¿Por qué es importante revisar la documentación que intercambiamos con tus contratistas?

• Evitar incumplimientos legales en PRL: si los documentos CAE que se intercambian no se comprueban, existe la posibilidad de que no se hayan rellenado correctamente o que tengan errores.
• Minimizar los riesgos laborales: En el intercambio documental de la CAE, tiene un rol clave la transmisión de información clara sobre los procedimientos de trabajo y seguridad que se aplican en los centros de trabajo, cuando interfieren dos o más empresas. También para conocer las medidas preventivas establecidas y los planes de emergencia.
• Colaborar y mantenerse informado: hay que mantener los documentos CAE actualizados, los contratistas deben estar informados de la evolución de sus obligaciones durante la duración del trabajo.

Xavier Pladevall